Statuts

Les membres fondateurs déclarent constituer une association sans but lucratif conformément au Code des Sociétés et des Associations.

Titre 1 - Généralités

Art. 1 Dénomination

La présente association se dénomme « Nerv Project ASBL ». La mention ASBL est inséparable du nom de l’établissement. L’absence de la mention désigne uniquement l’univers fictif « Nerv Project » et les travaux artistiques de « Nerv Project ASBL ».

Tous les documents, factures, actes, publications, qu’elle qu’en soit la nature, doivent comporter la désignation complète « Nerv Project ASBL ». Les factures et récépissés portent le numéro de compte bancaire et les coordonnées de l’établissement bancaire en sus.

Art. 2 Siège social

Nerv Project ASBL est sise Rue Longue 27 boîte K10 à Braine-l’Alleud/Eigenbrakel (1420 - Belgique) en région wallonne. Son siège social peut être transféré sur décision d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. La modification est publiée sous quinzaine au Moniteur Belge.

Nerv Project ASBL dispose d’un site web accessible à l’adresse https://www.nerv-project.eu et peut être joint par courriel à l’adresse contact@nerv-project.eu.

Art. 3 Durée

L’association est constituée pour une durée illimitée.

Art. 4 Buts

Nerv Project ASBL a pour but la création et l’entretien d’un univers fictif nommé « Nerv Project » ainsi que l’accessibilité de la culture et l’inclusion des personnes handicapées dans la culture.

Art. 5 Objets

Nerv Project ASBL :

  • maintient, écrit et publie l’univers fictif « Nerv Project » ;

  • sélectionne les œuvres du canon « Nerv Project » ;

  • aide les personnes handicapées à créer des œuvres culturelles ;

  • aide à publier ou publie des œuvres de personnes handicapées ou contenant des personnages handicapés ;

  • promeut, défend et conseille sur l’accessibilité de la culture aux personnes handicapées ;

  • conseille, assiste et aide toute personne souhaitant inclure des personnages handicapés dans des œuvres culturelles ;

  • sensibilise au handicap et à la culture en général ;

  • crée les outils nécessaires à ses missions.

Nerv Project ASBL se limite à la publication d’œuvres sous licence libre du type « Creative Commons » ou équivalent et d’outils sous licence libre du type « EUPL », « GPL », « LGPL », « BSD » ou équivalent.

Nerv Project ASBL peut mener toute action se rapprochant directement ou indirectement de ses buts et de ses objets. Elle peut également participer ou s’intéresser à toute activité similaire.

Titre 2 - Membres

Art. 6 Catégories

Nerv Project ASBL est composée de membres effectifs et de membres adhérents. Le nombre de membres effectifs ne peut pas être inférieur à deux et celui des membres adhérents ne peut pas être inférieur à un.

Seuls les membres effectifs bénéficient de la plénitude des droits accordés aux associés par la loi ou les présents statuts. Cependant, les membres adhérents ont droit de vote aux assemblées dans les mêmes conditions que les membres effectifs.

Art. 7 Obtention du statut de membre effectif

Les membres adhérents peuvent devenir membres effectifs avec une de ces modalités :

  • sur demande écrite du membre auprès de l’organe d’administration et après un vote à la majorité simple de cet organe ;

  • sur proposition de l’organe d’administration votée à la majorité simple et accord du membre adhérent ;

  • sur décision de l’Assemblée Générale ordinaire ou extraordinaire ;

  • à l’obtention du titre d’administrateur ;

  • sur simple demande et sans vote durant les trente jours après avoir quitté l’organe d’audit, à condition de satisfaire aux obligations des membres adhérents.

Un membre du comité d’audit ou un membre considéré mineur en Belgique ne peut en aucun cas devenir membre effectif. Seuls les membres adhérents peuvent devenir membres effectifs.

Art. 8 Sortie du statut de membre effectif

Un membre effectif peut devenir simple membre adhérent :

  • après démission du statut par lettre ou par email auprès de l’organe d’administration ;

  • par sanction donnée lors de l’Assemblée Générale ordinaire ou extraordinaire (voir les modalités de sanction pour la procédure complète) ;

  • par nomination à l’organe d’audit ;

  • par l’accomplissement total ou l’arrêt de sa mission.

La perte du statut de membre effectif entraîne immédiatement la perte du statut d’administrateur.

Art. 9 Obligation des membres effectifs

Une mission d’encadrement ou d’administration est donnée individuellement à chaque membre effectif.

Un membre effectif s’engage à :

  • respecter les obligations de membre adhérent ;

  • assurer la mission qui lui a été attribuée ;

  • participer à au moins 65% des réunions où il est convié.

Art. 10 Obtention du statut de membre adhérent

Toute personne peut devenir membre adhérent selon les conditions suivantes :

  • avoir rempli le formulaire d’inscription ;

  • avoir l’âge requis (13 ans) ;

  • avoir payé sa cotisation.

Un membre n’ayant pas payé sa cotisation dans les trente jours doit présenter sa démission auprès de l’organe d’administration. Dans le cas contraire, une sanction sera automatiquement appliquée.

Art. 11 Sortie du statut de membre adhérent

Un membre adhérent peut perdre son statut :

  • par simple lettre à l’organe d’administration ;

  • par sanction (voir les articles sur la procédure complète de sanction);

  • par décès ;

  • par acte judiciaire.

La perte du statut de membre adhérent entraîne obligatoirement la perte du statut de membre effectif et d’administrateur. Les membres de l’organe d’audit peuvent ne pas être adhérents.

Art. 12 Obligations des membres adhérents

Les membres adhérents, et donc les membres effectifs, doivent :

  • payer la cotisation dans les délais impartis ;

  • respecter les présents statuts ;

  • respecter le règlement d’ordre intérieur ;

  • respecter les différentes chartes additionnelles (vie privée, éthique, etc.) ;

  • respecter les conditions d’utilisation des outils de l’association et notamment pour le site web, la messagerie instantanée, les outils de publication, les hébergements de fichier ou de site web ;

  • respecter les décisions des organes d’administration et d’audit ;

  • ne pas atteindre aux lois, à l’honneur et à la bienséance conformément aux dispositions du règlement d’ordre intérieur.

Art. 13 Sanctions

Un membre adhérent ou effectif ne respectant pas une obligation peut être sanctionné selon la procédure adéquate.

Le membre est réputé démissionnaire en cas de non paiement de la cotisation dans les trente jours suivant la demande écrite par lettre ordinaire ou par email.

Les sanctions suivantes peuvent être appliquées en fonction de la gravité :

  • simple rappel à l’ordre ;

  • blâme ;

  • suspension pour trois blâmes en moins de 365 jours ;

  • suspension ;

  • exclusion temporaire ou définitive ;

  • renvoi devant les autorités compétentes en cas d’atteinte grave.

Aucune sanction financière n’est autorisée. Cependant, le membre fautif est tenu d’indemniser Nerv Project ASBL pour les dégâts matériels et/ou immatériels qu’il aurait causé selon le principe de la responsabilité civile et/ou pénale.

Art. 14 Procédure de sanction

Un membre adhérent ou effectif fautif est convoqué devant l’organe d’administration par écrit postal ou par email. Il peut être assisté ou représenté par la personne de son choix sauf par un membre de l’organe d’administration ou de l’organe d’audit. La convocation est envoyée au minimum quinze jours avant l’audition.

Le membre réputé fautif s’explique sur les tenants et les aboutissants ayant menés à la faute. L’organe d’administration délibère dans le secret et fait parvenir sa décision dans les quinze jours au membre fautif. Les raisons de la décision sont détaillées par écrit dans le message envoyé.

En cas de désaccord, le membre fautif peut demander une nouvelle délibération auprès de l’organe d’audit. Il envoie alors l’ensemble des pièces au dit organe. Ce dernier délibère en secret après avoir interrogé tous les acteurs, y compris l’organe d’administration, et envoie sa décision sous trente jours. L’organe d’audit peut confirmer la décision de l’organe d’administration, l’infirmer ou demander un réexamen justifié à l’organe d’administration. Il ne peut pas être saisi une deuxième fois pour la même infraction.

Les registres des comptes-rendus des réunions comportent mention d’une décision de sanction en minimisant au maximum les données privées inscrites. Le nom de l’adhérent sanctionné n’y figure qu’en cas d’exclusion temporaire ou définitive, ou en cas de suspension en vue d’une procédure d’exclusion, et uniquement s’il ne peut en être autrement.

Les organes d’administration et d’audit sont compétents pour l’ensemble des sanctions des membres adhérents, et pour toutes les sanctions exceptée l’exclusion pour les membres effectifs. Cependant, ils peuvent décider d’une suspension jusqu’à consultation de l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire statuant sur l’exclusion du membre fautif.

Art. 15 Cotisation

La cotisation est fixée à vingt euros pour une validité d’un an. La nouvelle adhésion commence à la date du paiement effectif. Le renouvellement d’adhésion prend effet rétroactivement si besoin, au lendemain du dernier jour de validité de la cotisation précédente. Ainsi, chaque adhérent a une date de paiement différente et individuelle en fonction de son anniversaire d’adhésion.

Le membre doit payer sa cotisation au maximum trente jours après le dernier jour de validité de sa cotisation précédente. Il est considéré comme démissionnaire en cas de non paiement à la fin de cette période. Cependant, le membre sera réputé comme n’ayant pas démissionné en cas de paiement de la cotisation durant les six mois suivants le dernier jour de validité de sa cotisation précédente. Le délai de paiement est alors considéré comme une suspension temporaire pour faute. Un paiement après cette période de six mois implique une nouvelle adhésion et un changement de date anniversaire, le délai de paiement est alors considéré comme une période de non adhésion.

L’organe d’administration peut abaisser la cotisation à titre individuel pour les personnes en difficulté financière.

Art. 16 Rémunération

La rémunération directe ou indirecte des administrateurs, des membres adhérents ou effectifs ou des auditeurs membres est strictement interdite. Les avances de frais ne sont pas remboursables par Nerv Project ASBL sauf si elles ont été réalisées au nom de l’association.

Les auditeurs externes (non membres) peuvent être rémunérés en tant que prestation auprès d’un service externe, uniquement avec l’autorisation de l’Assemblée Générale ordinaire ou extraordinaire.

Nerv Project ASBL ne paye aucun salaire. Cependant, des prestations et produits peuvent être achetés auprès de fournisseurs artistes, entreprises, organismes privés ou publics sous les autres formes légales (droits d’auteur, factures, taxes, cotisations, contribution, etc.). Les achats ne doivent pas constituer un conflit d’intérêt.

Aucun membre actif, démissionnaire, sanctionné, suspendu, exclu et aucun héritier ou ayant droit n’a de droit sur le fond social de Nerv Project ASBL et ne peut réclamer ou requérir ni relevé, ni reddition de compte ni apposition de scellés ni inventaire.

Titre 3 - Organe d’administration

Art. 17 Composition

L’organe d’administration est composé d’au moins deux membres effectifs élus lors de l’Assemblée Générale ordinaire ou extraordinaire pour une période de deux ans. Tout membre adhérent élu administrateur acquiert obligatoirement et immédiatement le statut de membre effectif. Les membres n’ayant pas cette faculté ne peuvent pas se présenter.

L’organe d’administration élit en son sein un ou deux représentants légaux à la suite de l’Assemblée Générale ordinaire ou extraordinaire qui l’a nommé.

Un changement de la composition de l’organe d’administration (démission, sanction, décès, etc.) entraîne automatiquement la convocation d’une Assemblée Générale ordinaire sous trente jours afin d’élire de nouveaux administrateurs pour une période de deux ans. L’ensemble de l’organe d’administration est démissionnaire, mais les administrateurs peuvent être réélus.

Les frais de publication du registre des administrateurs peut être considérés comme dommages immatériels d’un administrateur fautif.

Art. 18 Perte du statut d’administrateur

Un administrateur perd son statut et redevient membre effectif :

  • en cas de sanction ;

  • par démission collégiale ;

  • par nomination de nouveaux administrateurs ;

  • trois mois après la fin officielle de son mandat de deux ans, en l’absence de nomination de nouveaux administrateurs.

L’administrateur peut devenir simple membre adhérent s’il ne remplit pas les conditions pour rester membre effectif (absence de mission).

Art. 19 Représentants légaux

Les représentants légaux ont délégation de pouvoir leur permettant d’agir individuellement auprès des tiers. Cependant, ces représentants doivent respecter scrupuleusement les décisions de l’organe d’administration et ne peuvent engager l’association financièrement ou contractuellement qu’avec accord de l’organe d’administration sous peine de sanction. Les actes signés par un représentant légal de l’association est néanmoins opposable aux tiers conformément à la législation, et ce qu’il soit réalisé avec ou sans l’accord de l’organe d’administration.

Art. 20 Décisions de l’organe d’administration

L’organe d’administration se réunit au moins une fois tous les deux mois en visioconférence ou en audioconférence. Les administrateurs définissent ensemble un calendrier des réunions.

Les décisions de l’organe d’administration sont prises de façon collégiale durant les réunions ordinaires ou, en cas de nécessité, lors de réunions extraordinaires ou par écrit (courriel, messagerie instantanée, sondages). Les décisions sont prises à la majorité absolue à l’exception des sanctions (majorité absolue des deux-tiers).

Art. 21 Compétences de l’organe d’administration

L’organe d’administration est compétent pour :

  • la gestion journalière de l’association ;

  • la gestion des contrats avec les prestataires ;

  • tout ce qui n’est pas expressément du ressort de l’Assemblée Générale ordinaire ou extraordinaire ou de l’organe d’audit.

L’organe d’administration peut lancer des sondages à l’ensemble des membres adhérents et effectifs pour recueillir l’avis de l’ensemble des membres à titre informatif. L’organe d’administration peut aller à l’encontre de la décision de la consultation. Cependant, cette consultation est obligatoire pour toute dépense hors impôts et taxes supérieure à cinq cent euros et la décision à la majorité simple s’impose à l’organe d’administration.

Titre 4 - Organe d’audit

Art. 22 Composition

L’organe d’audit est composé d’au moins une personne. Les membres de l’organe d’audit ne peuvent pas être un membre effectif de Nerv Project ASBL.

Les membres de l’organe d’audit sont élus lors d’une Assemblée Générale ordinaire ou extraordinaire pour une durée de deux ans. Ils peuvent démissionner à tout moment, notamment pour devenir membre effectif. Ils peuvent également être sanctionnés par l’organe d’administration à la condition que la faute ne concerne pas une décision rendue par l’organe d’audit.

En cas de perte d’un membre, l’organe d’administration peut proposer un candidat remplaçant. Ce dernier doit être validé par une consultation de l’ensemble des membres adhérents et effectifs. La nomination est validée en cas d’approbation à la majorité simple de l’ensemble des membres de Nerv Project ASBL.

L’organe d’audit élit en son sein le DPO (Data Protection Officier) et un auditeur à la trésorerie. Ces deux mandats peuvent être cumulés. L’auditeur à la trésorerie est un bénévole sans titre particulier et ne peut en aucun cas remplacer un comptable, un réviseur ou un commissaire aux comptes.

Art. 23 Décisions de l’organe d’audit

Les décisions de l’organe d’audit sont prises à la majorité simple. Elles sont collégiales.

Art. 24 Rôles de l’organe d’audit

L’organe d’audit :

  • vérifie la conformité de la tenue des Assemblées Générales extraordinaires et ordinaires ;

  • vérifie la conformité des décisions de l’organe d’administration envers la législation, les statuts, le règlement d’ordre intérieur, les chartes, la bienséance ;

  • a un droit de veto sur toute décision de l’organe d’administration ou d’un projet et limité aux décisions contraires aux textes fondateurs de Nerv Project ASBL (statuts, règlement d’ordre intérieur, chartes, législation) ;

  • a un droit de veto sur les dépenses non conformes ;

  • vérifie la conformité de l’association avec le règlement général de la protection des données ;

  • informe l’organe d’administration de toute non conformité pour des prises de décisions adéquates ;

  • vérifie l’exécution des projets en fonction des cahiers des charges ;

  • enquête sur tout cas de discrimination, harcèlement, atteinte grave commise par un membre ou un non membre durant les activités de Nerv Project ASBL.

L’organe d’audit ne peut en aucun cas participer aux réunions de l’organe d’administration, mais il en analyse les comptes-rendus et les décisions.

Il établit également un compte-rendu sur les données personnelles, sur la gestion financière et sur la gestion morale de l’association et en informe l’Assemblée Générale. Ce compte-rendu ne se substitue pas à celui de l’organe d’administration. Il en complète le contenu en indiquant la bonne tenue et les non conformités constatées durant l’exercice.

Titre 5 - Assemblée Générale

Art. 25 Convocation

L’Assemblée Générale ordinaire est convoquée une fois par an par l’organe d’administration. Une Assemblée Générale extraordinaire est convoquée :

  • trente jours maximum après un changement de composition de l’organe d’administration ;

  • en cas d’impossibilité de tenue des réunions de l’organe d’administration par un administrateur ;

  • par un cinquième des membres effectifs et quarante jours au plus tard après la demande ;

  • par un quart des membres effectifs ou adhérents et quarante jours au plus tard après la demande.

La convocation est envoyée par courriel à l’ensemble des membres adhérents et effectifs au moins quinze jours avant. Elle comprend l’ordre du jour prévu et les moyens de connexion au système d’audioconférence ou de visioconférence.

Art. 26 Tenue de l’Assemblée Générale

L’Assemblée Générale statue sur les points définis dans l’ordre du jour de la convocation. Cependant, elle peut également statuer sur les points suivants en cas d’oubli dans la convocation ou en cas de nécessité :

  • élection de la présidence de séance ;

  • élection du secrétariat de séance ;

  • approbation du rapport moral ;

  • approbation du rapport financier ;

  • approbation du rapport d’audit ;

  • budget prévisionnel de l’année à venir ;

  • budget prévisionnel de l’année suivante ;

  • élection de l’organe d’administration ;

  • élection de l’organe d’audit ;

  • la tenue d’une autre Assemblée Générale extraordinaire ;

  • questions diverses sans prise de décision.

L’Assemblée Générale dispose d’au moins deux-tiers des membres adhérents et effectifs présents ou représentés. En l’absence du quorum, l’Assemblée Générale est convoquée une deuxième fois avec un délai d’au moins quinze jours. La deuxième Assemblée Générale peut statuer à la majorité simple et sans les exigences de quorum.

Art. 27 Compétences de l’Assemblée Générale

L’Assemblée Générale est compétente pour :

  • la modification des présents statuts ;

  • la modification du règlement d’ordre intérieur ;

  • la nomination des administrateurs (tous les administrateurs sont considérés démissionnaires en cas de nomination d’un organe d’administration) ;

  • l’approbation des budgets et des comptes ;

  • la dissolution et la nomination de liquidateurs ;

  • l’exclusion d’un membre effectif ;

  • la délégation de pouvoir aux administrateurs ;

  • la nomination et la révocation de membres de l’organe d’audit ;

  • les rémunérations ;

  • la transformation de l’ASBL en une autre forme juridique autorisée par la législation ;

  • les actes où la loi l’impose.

Certains points peuvent cependant être portées à l’Assemblée Générale sur décision de l’organe d’administration.

Art. 28 Décisions de l’Assemblée Générale

L’Assemblée Générale statue à la majorité simple. Cependant, des dispositions spéciales modifient la majorité conformément au Code des Sociétés et des Associations :

  • pour l’exclusion de membres effectifs (majorité absolue aux deux-tiers) ;

  • pour les changements de statuts (majorité absolue aux deux-tiers) ;

  • pour la dissolution (majorité absolue aux quatre cinquièmes) ;

  • pour les changements de buts (majorité absolue aux quatre cinquièmes).

Titre 6 - Registres

Art. 29 Tenue des registres

Nerv Project ASBL tient des registres publics et des registres privés. Les registres privés sont consultables uniquement par les membres effectifs et dans le respect des dispositions légales et du règlement général de protection des données. Cette consultation se déroule en ligne à une date et heure précises dans les quinze jours suivant la demande. Les registres privés sont envoyés immédiatement à l’administration en cas de demande légitime. Ils sont composés :

  • du registre des membres effectifs ;

  • du registre des membres adhérents ;

  • du registre des mandataires ;

  • du registre des auditeurs ;

  • du registre des administrateurs.

Les registres publics sont disponibles à tout moment sur le site web de Nerv Project ASBL. Ils sont composés :

  • des comptes-rendus des Assemblées Générales ;

  • des comptes-rendus de l’organe d’administration ;

  • des comptes-rendus de l’organe d’audit ;

  • des bilans comptables trimestriels et annuels ;

  • du registre des administrateurs épuré (seulement les noms et prénoms) ;

  • du registre des auditeurs épuré (seulement les noms et prénoms) ;

  • du registre des mandataires épuré (seulement les noms et prénoms).

Nerv Project ASBL laisse la possibilité, conformément au Code des Sociétés et des Associations, de prendre rendez-vous pour une consultation conjointe des rapports publics. Le rendez-vous a lieu quinze jours au plus tard après la demande.

Art. 30 Exercice social

L’exercice social de Nerv Project ASBL commence le premier septembre et s’achève le trente-et-un août.

Titre 7 - Dissolution

Art. 31 Dissolution

L’Assemblée Générale décide de la dissolution de Nerv Project ASBL et nomme les liquidateurs. Le patrimoine après paiement des dettes est reversé en intégralité à des associations œuvrant dans l’accessibilité de la culture aux personnes handicapées. Les liquidateurs choisissent les destinataires du patrimoine après consultation des membres adhérents et effectifs à la date de l’Assemblée Générale. La consultation n’est effectuée qu’à titre informatif, la décision appartient aux liquidateurs sauf mention contraire dans la résolution de l’Assemblée Générale.